Net na de coronapandemie had Tennet een personeelsbestand van 2.000 fte’s. In drieënhalf jaar tijd kwamen er maandelijks zo’n honderd bij, vertelt Thijs Poelman in een interview met Facto. ‘Er was ook wel wat outflow, maar netto was de groei aanzienlijk. We zitten nu net onder de vijfduizend medewerkers.’
Omdat het bedrijf verwacht dat de groei niet gaat stoppen, wil Tennet beslagen ten ijs komen. RE&FM positioneert zich daarom als strategische businesspartner binnen een integrale Campus- & Hub-strategie waarin data, vastgoed en mens centraal staan. Dat doet het met harde data om bijvoorbeeld het onderbuikgevoel bij piekbezetting op de hoofdlocatie in Arnhem te beantwoorden met objectieve cijfers.
Door dit datamanagement lukt het Poelman en zijn team van Real Estate- en Facility managers ver vooruit te kijken en een strategische regieorganisatie te bouwen. Grote veranderingen zoals groei of krimp kunnen daardoor op tijd en efficiënt worden ondervangen.
‘Na 23 jaar ervaring in het vastgoed-vak zie ik dat de noodzaak pas wordt gevoeld als het knelt’, zegt Poelman hierover. ‘Wij willen niet slechts maanden vooraf handelen, maar knelpunten jaren van tevoren herkennen zodat we een bouwproces of andere oplossing tijdig kunnen initiëren. Zo maakt data het mogelijk om FM te positioneren als strategische businesspartner die de continuïteit van onze operatie ondersteunt.’
Richting geven aan FM
De snak naar objectieve informatie om keuzes op te baseren wordt breder gevoeld in het facilitaire vakgebied. Dat ziet ook Pim Boderie, die vanuit zijn rol als consultant bij Hospitality Group regelmatig met Tennet spart over effectief datamanagement. ‘Het onderwerp is up and coming, maar tegelijk verbaas ik mij erover dat we nu pas zo ver zijn’, zegt hij in een interview.
Volgens Boderie wordt FM vanuit origine als kostencentrum gezien. ‘Dat maakt organisaties nerveus om in datamanagement te investeren.’ Tegelijk komen facilitaire organisaties onder steeds meer druk te staan om kosten te managen, onder andere door lage bezetting op kantoren. ‘Om daar een goed antwoord op te geven, kom je niet meer weg met onderbuikgevoel of historische data die je bij elkaar hebt gesprokkeld.’
Door effectief datamanagement kun je feitelijk richting geven, voor welke vraag dan ook”
‘Door effectief datamanagement kun je feitelijk richting geven’, zegt Boderie. ‘Voor welke vraag dan ook, van huisvesting en inrichting tot aanbestedingen en het gebruik van werkplekken. De voorbeelden zijn legio en in bijna elk geval maken ze de bedrijfsvoering makkelijker, goedkoper en efficiënter.’
Volgens hem verschuift de rol van FM zo van uitvoerend naar regisserend en strategisch, precies de richting die Tennet al heeft ingeslagen. ‘Door inzichten te verbinden met besluitvorming ontstaat een datagedreven cultuur waarin FM niet langer ondersteunt, maar stuurt.’
Richten, inrichten, verrichten
Om die reden spreekt Boderie enthousiast over Tennets aanpak. De netbeheerder werkt namelijk al jaren op basis van een datagedreven strategie, aangestuurd door een IT-afdeling van zo’n achthonderd medewerkers. In de afgelopen anderhalf jaar is deze datagedreven opzet overgenomen door het FM-team. ‘Afgekeken’ is het woord dat Poelman ervoor gebruikt.
‘We houden het zo simpel mogelijk’, vervolgt Poelman. Dat is volgens hem de beste manier om medewerkers mee te krijgen in het gesprek. De organisatie doet dat met de pijlers Richten, Inrichten en Verrichten. ‘Met onze vastgoedportefeuille verrichten we nu door uit te breiden naar locatie De Hes in Arnhem. Voor zaken als soft services en security maken we nog dashboards, dus zitten we op richten en inrichten.’
Die dashboards worden gevuld met ‘veel databronnen’, bijvoorbeeld sensors op werkplekken. Een extern bedrijf vult de dashboards, richt ze in en rapporteert de output aan de verantwoordelijke teams bij Tennet. ‘
Daarna volgt een continu PDCA-cyclus: controleren, scenario’s bouwen en gericht bijsturen. ‘Zo blijft het geen rapportage, maar een stuurinstrument,’ zegt Poelman. ‘We ontwikkelen voorspellende modellen die scenario’s simuleren voor bezetting, energiegebruik en groei.’
Daarnaast wordt data actief gedeeld tussen IT, HR en FM, waardoor een integraal beeld ontstaat van capaciteit, werkplekgebruik en energieverbruik. Zo ontstaat een organisatiebrede leercyclus waarin inzichten direct leiden tot bijsturing.
Piekbezetting voorkomen
Op dit moment laten de analyses nog steeds een groeiscenario zien. Toch lijkt er naast de bouw van De Hes en enkele hublocaties in bijvoorbeeld Amsterdam nog geen noodzaak te zijn om op te schalen. ‘Ons bedrijfsrestaurant wordt soms als druk ervaren, maar volgens de data is dat niet substantieel genoeg voor een grootschalige investering.’
In plaats daarvan start het bedrijf een nudgingscampagne om mensen voor of na twaalf uur te laten lunchen om zo de drukte te spreiden. ‘Dat lukt nog niet zo goed’, geeft Poelman toe. Daarom is er ook een nieuw eetcafé toegevoegd waar medewerkers verse broodjes kunnen halen als alternatief. ‘De data bevestigt dat meerdere uitgiftepunten de pieken in het restaurant effectief afvlakken. Daarmee koppelen we data direct aan gedrag.’
Zo wordt FM een katalysator voor slimmer, duurzamer gebruik van ruimte”
Eenzelfde scenario geldt voor de werkplekbezetting van het kantoor in Arnhem. ‘Die bungelt rond de 60 procent’, zegt Poelman, ‘met wekelijks een paar pieken. De data toont dat we met minder werkplekken uit kunnen en dat er is behoefte aan meer vergaderruimte.’
Omdat het bedrijf door de dashboards maandelijks kan evalueren, wordt er stap voor stap gewerkt aan een uitbreiding van de vergaderruimte. ‘Op de ene plek voegen we er vier tot vijf met wisselende omvang toe, op de andere één. Vervolgens monitoren we om te zien welke situatie het beste aansluit op ons doel om de bezetting naar 75 procent te krijgen. Zo wordt vastgoed een adaptief systeem dat meebeweegt met de organisatie en FM een katalysator voor slimmer, duurzamer gebruik van ruimte.’
Grote return on investment
Dit proces van continue monitoring vraagt om een investering vooraf. Ook dit wil Tennet zo efficiënt mogelijk inkleden. ‘Dat doen we met specialisten die niets anders doen dat dit’, zegt Poelman. ‘Daarvoor hebben we 0,3 fte vrijgemaakt op een team van 60 fte.’ Diens rol is het coördineren van de vraagstelling, zoals waar op korte termijn het meest behoefte aan is om te onderzoeken.
Omdat de inrichting en analyse van de dashboards extern is belegd en alle resultaten direct bij de verantwoordelijke teamleiders terechtkomt, is de impact op het primaire proces gering. ‘En die paar procent investering voor de uitvoering loont enorm’, zegt Poelman. ‘We kunnen onze kosten beter managen, sturen risicogestuurd op basis van analyses én we zijn een serieuzere gesprekspartner bij de directie.’
We gebruiken data om te verbinden, niet te controleren. Dat is waar FM het verschil maakt”
Vooral het laatste punt is een grote winst voor het FM-team. ‘Met data word je gehoord, want die zijn gebaseerd op feiten. De financiële verantwoording en besluitvorming wordt veel zuiverder.’ Bovendien weet Tennet nu meer dan ooit te sturen op de lange termijn. ‘En als we dat gecontroleerd doen, kunnen we technisch beter optimaliseren en dus besparen op investeringen.’
Poelman besluit: ‘Onze kracht zit niet in de dashboards, maar in de mindset. We gebruiken data om te verbinden, niet te controleren. Dat is waar FM het verschil maakt.’
