‘Laten we eerst even een kijkje nemen op de zesde verdieping’, zegt Maarten van den Bergh, voorafgaand aan het interview dat vijf minuten later in een van de vergaderkamers op het hoofdkantoor van Stedin in Rotterdam plaatsvindt.
De reden voor de rondgang is snel duidelijk: waar voorheen in de 400 m2 grote ruimte 34 bureauwerkplekken in blokken van vier of zes stonden opgesteld, is nu een levendig ontmoetings- en samenwerkgebied gecreëerd, met zitjes in diverse soorten, tweepersoons ‘treincoupés’, kleine tafels met stoelen, een aantal scrumruimtes, een brainstormhoek, enkele vergaderzalen en een koffiebar (naam: Stedin kV) met een gebaarista die op verzoek verse cappuccino’s, latte macchiato’s en andere koffies bereidt.
‘In deze ruimte bevinden zich nu zo’n 85 stoelen, meer dan een verdubbeling dus ten opzichte van de oude situatie. En je ziet aan de drukte hier dat er flink gebruik van wordt gemaakt.’
Supply Chain Services
Van den Bergh (Facility Management, Diedenoort, 1993-1998) is ruim 25 jaar werkzaam in het facilitair werkveld. Sinds 2007 doet hij dat in de energiesector, bij Eneco als Hoofd Huisvesting en vanaf 2010 bij Stedin als Hoofd FM en Inkoop, Hoofd Facilities en sinds juni 2022 als Manager Supply Chain Services, waar Facilities onderdeel van uitmaakt.
In die rol is hij verantwoordelijk voor alle servicegerelateerde activiteiten die bijdragen aan een functionele werkomgeving, zowel binnen (de werkomgeving in de kantoren), buiten (alles voor de medewerkers die buiten aan de slag zijn) als onderweg (mobiliteitsportfolio).
Zijn collega Sietze de Vries (Facility Management, Hogeschool Rotterdam, 1997-2001), sinds 1 maart 2024 bij Stedin in dienst als Category Manager Facilitair, is verantwoordelijk voor de kantooromgeving. Daarvoor was hij werkzaam in verschillende facilitaire functies bij onder meer Delta Lloyd en Sodexo.
Dat de in 2021 gekozen verhouding 30-40-30 een kleine vier jaar na dato nog fier overeind staat, wordt gestaafd door de data”
Herinrichting kantoren: verhouding 30-40-30
Een van de actuele aandachtspunten voor Van den Bergh en De Vries is de herinrichting van de kantoren, zo’n 30 in totaal, voortvloeiend uit het in november 2021 gelanceerde hybride werkconcept Stedin@Work.
Dat nieuwe concept speelt in op de veranderende functie van het kantoor als plek waar medewerkers vooral komen om samen te werken en te ontmoeten. Om die functies te faciliteren werd als uitgangspunt de verhouding 30-40-30 geformuleerd:
- 30 procent individuele werkplekken;
- 40 procent samenwerken; en
- 30 procent ontmoeten.
Voor de kantoorlocaties betekent dit dat op natuurlijke momenten, zoals het expireren van een huurcontract of een grote verbouwing, samen met de gebruiker de actuele huisvestings- en inrichtingsbehoefte in kaart wordt gebracht en waar nodig de inrichting wordt aangepast om samenwerken en ontmoeten nog beter te faciliteren.
Sensoring en bezettingsonderzoeken
Dat de in 2021 gekozen verhouding 30-40-30 een kleine vier jaar na dato nog fier overeind staat, wordt gestaafd door de data, licht Van den Bergh toe.
‘Neem hier het hoofdkantoor. Uit sensoring en bezettingsonderzoeken die we periodiek uitvoeren blijkt dat in dit pand op maandag tot en met donderdag ruim 900 mensen aanwezig zijn, dat is een bezetting van meer dan 100 procent in vergelijking met de beschikbare arbo-werkplekken. Maar als je kijkt naar de bezetting van deze bureauwerkplekken zelf, dan haal je niet eens de 50 procent. Dat sterkt ons in de strategie om de vierkante meters te optimaliseren in functie, en het aantal individuele bureauwerkplekken te reduceren en meer samenwerk- en ontmoetingsplekken toe te voegen.’
De Vries haalt er voor de volledigheid nog wat cijfers erbij. ‘Hier op de Blaak hadden we 860 individuele werkplekken, daar gaan er minstens 250 vanaf. In percentages zaten we op ongeveer 60% individueel werken maar we gaan naar 30%. Verder zie je dat ontmoeten, zoals hier op de zesde etage gebeurt, ook nog gaat stijgen van 21 naar 40%.’
Als je kijkt naar de bezetting van deze bureauwerkplekken zelf, dan haal je niet eens de 50 procent”
Kleiner bureaublad individuele werkplekken
In het verlengde van de afname van het aantal individuele bureauwerkplekken overweegt Stedin de afmetingen van de bureaubladen aan te passen.
De Vries daarover: ‘Heb je vandaag de dag nog een groot werkblad nodig? Steeds meer mensen werken digitaal, een bureau van 1.40 meter is dan prima, dat hoeft echt niet de gebruikelijke 1.80 of 1.60 meter te zijn. Als je werkbladen kleiner maakt blijven er uiteindelijk meer vierkante meters over om in te richten voor samenwerken en ontmoeten. Medewerkers die even hun mail willen doen tussen vergadermomenten door kunnen ook een aanlandplek zoeken en hebben niet echt een grote volledig geoutilleerde arbo-werkplek nodig.’
Meer kleinere vergaderzalen
De metingen via sensoring betreffen overigens niet alleen de bezetting van een werkplek maar ook de functie. Ook dat levert nuttige informatie en kansen voor optimalisatie op, vervolgt Van den Bergh.
Als voorbeeld noemt hij de metingen in de vergaderzalen. ‘De vergaderzaal waar we nu zitten beschikt over een tafel met acht stoelen. We hebben via sensoring de bezetting gemeten, maar er is ook een personenteller geïnstalleerd. Wat bleek? Die zalen waren met 75 procent door de week flink bezet, maar de gemiddelde bezetting lag op 1,9. Blijkbaar gingen er hier dus regelmatig twee mensen videobellen, en namen ze een zaal voor acht mensen in beslag. Zonde van de ruimte natuurlijk. Conclusie: we moeten meer kleinere overleg- en hybride belruimtes voor bijvoorbeeld twee personen creëren.’
Conclusie: we moeten meer kleinere overleg- en hybride belruimtes voor bijvoorbeeld twee personen creëren”
Nieuw hoofdkantoor in 2027?
Een ander aankomend aandachtspunt voor beide facility professionals is de oriëntatie op een nieuw hoofdkantoor in 2027.
In verband met het aflopende huurcontract heeft een projectgroep vorig jaar een aantal criteria vastgesteld en werd een lijst met mogelijke panden opgesteld. Dat gebeurde niet alleen op basis van een objectieve ranking maar ook door rekening te houden met opgehaalde meningen van meer dan 300 medewerkers over een gewenste werkomgeving. Dit natuurlijke moment wordt vanzelfsprekend benut om de totale werkomgeving van het hoofdkantoor te herzien.
In het hoofdkantoor van Stedin in Rotterdam bevindt zich het Stedin-werkcafé, een ontmoetingspunt voor medewerkers. De ruimte is geschikt voor informeel overleg, afspraken met externe bezoekers en dergelijke. Er is een koffiebar met barista en er zijn kleine versnaperingen en verse fruitsappen te koop. Foto's: Studio Biek.
Toetsen huisvestingbehoefte bij de business
Wat de medewerkers wilden? ‘Dat was eigenlijk niet zo verrassend, eerder bevestigend’, vervolgt Van den Bergh.
‘De eerste 80 procent van de uitkomsten had te maken met samenwerken en ontmoeten. Pas daarna kwam met 17 procent een goede werkplek. Ook dat sterkt ons in de gedachte dat we op de goede weg zijn. Het benadrukt ook het belang van het continue toetsen van de huisvestingbehoefte bij de business.’
Het is overigens de verwachting dat het nieuwe hoofdkantoor qua vierkante meters even groot zal blijven. Door de andere invulling van de vierkante meters worden deze beter gebruikt. Dat maakt het mogelijk om de verwachte groei van de organisatie (er komen 1.000 nieuwe medewerkers per eind van het jaar bij, ongeveer 500 daarvan komen op kantoor te werken) goed opgevangen kan worden.
De Triple Excellence Pyramide, met drie focuspunten: Customer Experience (klantbeleving), Product Excellence (effectiviteit) en Operational Excellence (efficiëntie).
Triple Excellence Pyramide
Met als doel te komen tot een 100 procent functionele werkomgeving heeft Supply Chain Services een methodiek bedacht om alle producten en diensten eenduidig en helder te kwalificeren, dit om de focus goed te kunnen bepalen zodat het juiste resultaat wordt behaald.
‘100% is voor ons een ambitie KPI. Het is natuurlijk niet realistisch om dit te halen, laat staan te behouden. Maar we streven ernaar en zetten in op het hoogst haalbare resultaat’.
De methodiek is visueel weergegeven in de Triple Excellence Pyramide (zie de afbeelding) met drie items:
- Customer Experience (klantbeleving);
- Product Excellence (effectiviteit); en
- Operational Excellence (efficiëntie).
Het is de bedoeling om voor ieder product of dienst een aantal waarde-drijvers en waarde-borgers te benoemen en enkele waarde-kpi’s waarop ze kunnen worden beoordeeld.
Van den Bergh is hoopvol dat het onlangs ingezette traject zijn vruchten zal afwerpen.
‘We zitten nog maar aan het begin hoor en zijn net gestart met het uitwerken van die driehoek. Maar als het goed is biedt deze manier van werken ons een strategisch stuurmiddel en geeft het richting in wat we doen - en moeten doen - om ons doel te behalen namelijk het realiseren van een optimale en 100% functionele werkomgeving.’
Meten medewerkerstevredenheid
Of Stedin de tevredenheid van de medewerkers rondom de werkomgeving meet? Ja, knikt Van den Bergh. Dat staat ook dit jaar weer op de planning, maar hij wil het wel anders gaan doen. Basale vragen als ‘Wat vindt u van de schoonmaak?’ hebben wat hem betreft weinig zin. De oude manier van uitvragen is tamelijk achterhaald, vindt hij.
‘Waarom moet iemand aangeven of hij 3 of 4 per jaar glasbewassing zou willen? Wij zijn als FM de specialist, laat dat aan ons over, op basis van de prijs/kwaliteitverhouding zijn we heel goed in staat dat goed te doen. Het is veel waardevoller om in gesprek te gaan met gebruikers op een ander niveau zodat we andere keuzes kunnen gaan maken als het gaat om werkplekken of dienstverlening. Met die informatie kunnen we de Excellence Pyramide aanpassen.’
Toegevoegde waarde workplace management
Aan het slot van het gesprek geeft Van den Bergh een samenvatting van de manier waarop workplace management de komende jaren meer toegevoegde waarde aan de organisatie gaat leveren. Hij somt de elementen op die daarvoor volgens hem belangrijk zijn.
‘We anticiperen op de veranderende huisvestingsbehoefte van de klant, werken vanuit een visie (zorgen dat de keten werkt), houden rekening met het actuele speelveld (in 2025 groeit de organisatie van 6.000 naar 7.000 medewerkers), gaan gebruik maken van het Triple Excellence-model en willen nog meer dan nu het geval is datadriven gaan werken. Dat alles met als doel het realiseren van een 100 procent functionele werkomgeving die voldoet aan de door ons gestelde eisen op gebied van veiligheid, service performance, productiviteit en duurzaamheid, alles aangestuurd vanuit een regiemodel waarin we nauw samenwerken met leveranciers. Al met al een veelomvattend en uitdagend traject.’
