Thomas Blom is sinds mei 2022 programma-manager Werken 3.0 (hybride werken) bij gemeente Utrecht. Dat programma, waarin HRM, Huisvesting en Informatie- en Procesmanagement samenwerken, werd in het leven geroepen om de organisatie klaar te stomen voor hybride werken. Doel: ervoor zorgen dat ambtenaren prettig, veilig, gezond, effectief en opgavegericht kunnen werken, nu én in de toekomst.
Een van de onderdelen van Werken 3.0 is de herinrichting van de kantoorvloeren in het stadskantoor. Die herinrichting is vlak na de zomer gestart en wordt begin 2027 afgerond.
Welke veranderingen worden doorgevoerd en wat zijn de redenen om dat te doen? Een overzicht in twaalf vragen en antwoorden.
Met de herinrichting willen we beter aansluiten op de wensen van ieder organisatieonderdeel”
1. Waarom heeft de gemeente besloten het stadskantoor opnieuw in te richten?
Thomas Blom: ‘Het stadskantoor wordt heringericht om de groei van onze organisatie op te vangen en om de werkomgeving beter te laten aansluiten op hoe wij momenteel (samen)werken. Sommige afdelingen zijn de afgelopen jaren meer gegroeid dan andere, de werkrelaties tussen organisatieonderdelen zijn anders geworden, en we werken meer hybride, dus thuis, onderweg, op kantoor of elders. Dit vraagt om aanpassingen van de werkplekken en de ontmoetingsplekken op het stadskantoor.
Met de herinrichting willen we beter aansluiten op de wensen van ieder organisatieonderdeel. En zo kunnen we met alle afdelingen in dit pand blijven werken, dat is goed voor de onderlinge samenwerking. Overigens, goed om te benoemen: de herinrichting betreft voornamelijk een wijziging van de indeling van de kantooretages. We behouden zoveel mogelijk van wat er nu al is.’
2. Welke visie en uitgangspunten vormen de basis voor de herinrichting?
‘In 2021 is de Strategische visie op werken (Werken 3.0) vastgesteld. In die visie worden drie sporen genoemd: werkgeverschap, ICT en huisvesting. Het gaat daarbij om onderwerpen als werk- en managementstijl, mobiliteit en arbeidsvoorwaarden, gezondheid, werk/privé-balans, digitaal en fysiek werken (thuis, onderweg en op kantoor), huisvesting (fysiek), duurzaamheid en inclusie.
De visie geeft ook inzicht in de toekomstige vraag en de benodigde capaciteit op de drie sporen. Deze komen samen in de drie pijlers waarop de herinrichting van het stadskantoor zich richt namelijk: hybride werken, gezond werken en opgavegericht werken.’
De herinrichting van het stadskantoor gebeurt in 10 fases”
3. Kun je die visie wat concreter maken?
‘Jawel. In grote lijn gaat het om zeven belangrijke aandachtspunten voor de herinrichting. Dat zijn de volgende:
- We maken duurzame keuzes.
- We richten in vanuit het bestaande, passend bij wat een organisatieonderdeel nodig heeft.
- Wij werken hybride, waarbij de thuiswerkplek onderdeel van de werkplekmix is.
- De werkplekken zijn van iedereen, tenzij…
- We werken op kantoor activiteit gerelateerd.
- We gaan uit van 60% aanwezigheid van de collega's op het stadskantoor (maximaal op de piek).
- We werken met elkaar aan spreiding, waaronder week-, dag-, etage- en bureauspreiding.’
4. Welke aanpak en tijdsplanning volgen jullie voor de herinrichting?
‘De herinrichting van het stadskantoor gebeurt in 10 fases. Om de drie maanden worden één of enkele verdiepingen heringericht en proberen we de ‘lessons learned’ op gebied van uitvoering, opgedaan tijdens de eerdere fase, meteen mee te nemen in de daaropvolgende. Denk bijvoorbeeld aan de constatering dat vloerpotten niet goed zijn geplaatst, je wilt natuurlijk voorkomen dat zo’n fout in de fase daarna wederom wordt gemaakt.
Een paar maanden geleden zijn we van start gegaan met het Restaurant Plaza op de elfde verdieping. Vervolgens is onlangs fase 1 gestart met als resultaat de recente ingebruikname van de nieuw ingerichte kantoorvloeren op de dertiende en veertiende verdieping. Het totale project duurt ongeveer drie jaar en loopt van 2024 tot en met begin 2027.’
5. Welke veranderingen zijn doorgevoerd in de Restaurant Plaza?
‘De elfde verdieping is veel meer een gebied geworden waar je de hele dag door op een informele manier je werk kunt doen, waar je iets kunt eten en drinken en waar centrale voorzieningen beschikbaar zijn, zoals een stilteruimte, een kolfruimte, een ontspanningsruimte, een ruimte voor yoga en dergelijke.
Vooral het informele ontmoeten staat er centraal. Dat was vóór de herinrichting al wel mogelijk, maar in mindere mate. Zo waren er al ontspanningsmogelijkheden, maar die waren soms conflicterend met de gesprekken die er vlakbij plaatsvonden. Voorbeeld: je had ergens informeel overleg maar vlakbij stonden mensen te tafeltennissen, niet handig dus.
We hebben in de nieuwe situatie gelijksoortige functies per gebied gebundeld en die gebieden meer uit elkaar getrokken, zodat je geen last meer hebt van elkaar.
Verder is een meer ‘Brasserie’-achtige setting gecreëerd met verschillende types meubilair, dus hoog en laag, rechthoekig en rond, kleine zitjes en dergelijke. Al met al is het sfeervoller geworden.’
Voorheen had je ergens informeel overleg en stonden vlakbij mensen te tafeltennissen, niet handig dus”
6. Zijn in het restaurant ook evenementen mogelijk?
‘Jazeker, dat was al het geval maar als een afdeling of team graag de inrichting wilde veranderen voor hun bijeenkomst dan was dat gezien het gewicht van de meubels niet zo makkelijk. Al het aanwezige meubilair is nu voorzien van wieltjes, dat maakt het verplaatsen een stuk gemakkelijker en kostenefficiënter.’
7. De eerste twee kantoorvloeren (verdieping 13 en 14) zijn al opnieuw ingericht en voorzien van een nieuwe werkplekmix. Wat is er veranderd?
‘Net als de meeste kantoorvloeren hier in het gebouw waren ook de verdiepingen 13 en 14 vrij identiek ingericht met een open kantoortuin, blokken bureaus, een paar concentratiewerkplekken en wat overlegruimtes.
In de nieuwe situatie werken we met een nieuwe werkplekmix. We hebben nu stiltewerkplekzones en gewone zones, minder standaardbureaus en de concentratiewerkplekken zijn opgewaardeerd tot eenpersoonswerkplekken waar je rustig in kunt werken en kunt videobellen.
Verder zijn er meerdere belcellen geplaatst en hebben we meer overlegruimtes gecreëerd: een aantal voor maximaal 6 personen, die zijn zonder reservering te gebruiken, en een aantal voor 6 personen of meer, deze moeten via het centrale Serviceportaal gereserveerd worden. Overigens komen er op vier plekken elders in het gebouw extra overlegruimtes voor maximaal 20 medewerkers. Ook nieuw zijn de brainstormruimtes en ruimtes voor projectgroepen.
In totaal zijn er tien soorten werkplekken. Ze komen op een verdieping allemaal in een bepaalde mix terug die weer afhangt van de behoefte van het organisatieonderdeel waarvoor we de thuisbasis maken.’
De werkplekmix in het stadskantoor Utrecht. Links de oude situatie, rechts de situatie na de herinrichting. Let op: dit is inclusief de thuiswerkplek is, als onderdeel van de werkplekmix. Bron: gemeente Utrecht. (klik op de afbeelding voor een groter formaat).
8. Hebben jullie nog iets gedaan aan de kleurstelling?
‘Die is inderdaad veranderd. In de oude inrichting was de kleur roze vrij dominant aanwezig. De tinten zijn nu meer natuurlijker en lopen meer in elkaar over, dat heeft de sfeer veranderd.’
9. Hoe zijn de medewerkers betrokken bij de inrichting van de nieuwe werkomgeving?
‘Onze werkmethode is als volgt. Voorafgaand aan iedere herinrichting wordt per organisatieonderdeel een werkstijlonderzoek gehouden. Hierin kunnen medewerkers aangeven waar en hoe zij werken.
Dit onderzoek is input voor de volgende fase: het ontwerp. Voor de ontwerpfase van elke verdieping komt er een werkgroep per organisatieonderdeel met vertegenwoordigers, zij geven input en feedback op het plan voor de inrichting van iedere verdieping. Dat gebeurt in drie stappen: schetsontwerp, voorlopig ontwerp en definitief ontwerp.
De werkgroep stemt met de belangrijkste stakeholders de bevindingen af, denk aan het MT en de OR, en haalt ook breder reacties op. Op die manier zorgen we dat de nieuwe werkomgeving aansluit op de wensen en het gebruik van de organisatie.’
10. Is aandacht besteed aan de manier waarop medewerkers de nieuwe werkomgeving kunnen/moeten gebruiken?
‘Ja. We hebben niet alleen de nieuwe verdiepingen ontworpen, er is ook een nieuwe set aan afspraken opgesteld. Die zijn misschien nog wel belangrijker, want je wilt dat collega’s de verdieping op een juiste manier gebruiken.
Een voorbeeld: voorheen kwam je binnen, ging je naar je werkplek, opende je je laptop en na een kwartier had je ergens anders een overleg en liet je je spullen liggen. Nu neem je voor dat overleg je tas mee en kan iemand anders gebruik maken van je werkplek. Dat is een grote verandering. Medewerkers moeten dus meer gaan kiezen in de zin van: wat heb ik wanneer nodig?’.
11. Wat komt op de eerste plaats: de fysieke verandering of een andere manier van werken?
‘Als je vanuit een hoger perspectief kijkt gaat het in eerste instantie echt om het realiseren van een andere manier van werken. Dát is het primaire doel, daarbij is de inrichting van de werkomgeving randvoorwaardelijk. We dachten daar aanvankelijk misschien anders over maar tijdens het tot nu toe doorlopen traject zijn we hier steeds meer van overtuigd geraakt.’
12. Wat zijn de eerste reacties van de eindgebruikers?
‘Over het Restaurant Plaza kan ik wel wat zeggen, dat is al langer in gebruik. Ik hoor positieve geluiden, mensen ervaren het als een fijn gebied om in te verblijven. Dat geldt ook voor het evenementengebied dat flexibeler gebruikt kan worden en het ontspanningsgebied.
De verdiepingen 13 en 14 zijn nog maar net geopend. Daar kan ik eerlijk gezegd nog maar beperkt iets over zeggen. De eerste reacties zijn erg positief, over de vernieuwde inrichting maar ook de begeleiding die geboden wordt. Medewerkers moeten hier en daar wel even wennen, maar dat is logisch. Als iemand al tien jaar in hetzelfde hoekje zit en hij merkt dat dat nu niet meer de bedoeling is, dan is dat wel anders.
Wat we in geval niet zien is dat het te vol is, op de eerste dag van de opening van het stadskantoor in 2014 kwam iedereen en was het te vol. Als een verdieping nu in gebruik wordt genomen communiceren we: hou je normale werkritme aan en maak bewuste keuzes, dan past het en gaat het prima.’
