Veel organisaties worstelen al jaren met steeds ingewikkelder vormen van risicomanagement en de bijbehorende processen. Deels is dit opgelegd door allerlei wet- en regelgeving, zoals de verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) voor arboveiligheid. Deels maken we er zelf een papieren tijger van. Als voorbeeld een citaat uit 2020 van de Visitatiecommissie Defensie en Veiligheid over de effectiviteit van de RI&E:  

"De RI&E's die de Visitatiecommissie heeft gezien, zijn doorwrochte documenten. Het grootste risico van een RI&E is dat het niet leeft: eenmaal opgesteld verdwijnt het [document] in een la. De Visitatiecommissie heeft RI&E's gezien die vijf jaar oud waren en niet actueel. De gesignaleerde risico’s waren voorzien van een plan van aanpak waarmee vervolgens niets is gedaan: geen implementatie van maatregelen, geen monitoring, geen bijstelling. De Plan-Do-Check-Act cyclus (PDCA) werkt niet, de RI&E is een papieren werkelijkheid." 

Waarom een risicodialoog? 

De conclusie die volgt is helder: louter meer van het gebruikelijke 'papieren' risicomanagement heeft voor het verantwoord omgaan met arbovraagstukken geen meerwaarde. Integendeel, het leidt hoogstens tot de illusie van controle. Die illusie wordt ruw verstoord als er ondanks al dat risicomanagement toch ongevallen gebeuren.

Het is daarom de moeite waard om een andere vorm van risicomanagement te verkennen, die van de risicodialoog. Zonder overigens de verwachting te willen wekken dat we hiermee wel in een 100% veilige wereld belanden. 

Ik sta hierin gelukkig niet alleen. Vanuit de veiligheidskunde is bijvoorbeeld veiligheidsonderzoeker en auteur Carsten Busch er ook duidelijk over: "Risicobeheersing gaat over dialogen die gevoerd moeten worden. Over doelstellingen en belangen die in veel gevallen met elkaar in conflict zijn." 

Filosoof, psycholoog en emeritus-hoogleraar Dialogisch Leiderschap Rens van Loon vat het punt dat ik wil maken kristalhelder samen: "Bij complexe problemen móet de dialoog als gespreksvorm gebruikt worden." En veel arbo-omstandigheden kunnen we als complex zien, met de factor mens als hoofdrolspeler.

Wat is een risicodialoog? 

Risicodialoog is nog geen woord dat je dagelijks hoort. Daarom verkennen we eerst de woorden 'risico' en 'dialoog', om hun betekenis te duiden en mogelijke misverstanden weg te nemen. Vervolgens brengen we ze samen tot 'risicodialoog'.

Risico 

Over de definitie van het woord 'risico' is onder risicomanagers, en zelfs in de risicowetenschap, geen eenduidigheid. De Noorse hoogleraar Risicomanagement Terje Aven stelt dan ook dat we er maar mee moeten leren leven dat er geen universele risicodefinitie is.  

Daarom kies ik voor een praktische werkdefinitie die ook aansluit op veelgebruikte richtlijnen en standaarden, zoals de ISO31000 voor risicomanagement. Risico is een onzekere gebeurtenis of situatie, met oorzaken, een waarschijnlijkheid van optreden en gevolgen voor een doel. In lijn met deze definitie is een arbogerelateerd risico dus een onzekere gebeurtenis of situatie, met gevolgen voor een arbogerelateerd doel. Denk aan: alle medewerkers ’s avonds weer veilig en gezond naar huis.

Dialoog 

Dan de dialoog. De beroemde filosoof Socrates hanteerde deze gespreksvorm al zo’n 2500 jaar geleden op de marktpleinen in Athene. Volgens de overlevering had hij daar twee redenen voor. Ten eerste zelf wijzer worden. En ten tweede zijn gesprekspartners helpen om impliciet al aanwezige kennis expliciet te maken en te toetsen.  

Daarbij kon Socrates het niet nalaten denkfouten en onzin als zodanig te benoemen. Als bonus ontstaan in dergelijke dialogen inzichten die beide gesprekspartners vooraf nog niet hadden. Zo kom ik tot de volgende werkdefinitie van een dialoog. Een dialoog is een open gesprek waarbij alle deelnemers vrijmoedig spreken en openhartig luisteren om elkaar (beter) te begrijpen.  

'Vrijmoedig' betekent dat je je vrij voelt én de moed hebt om vrijuit te spreken. Je luistert openhartig als jij je op jouw beurt openstelt om naar afwijkende perspectieven te luisteren. Je hoeft het er niet mee eens te zijn, maar je verwelkomt andere inzichten. In elk geval tijdens de dialoog.

Risicodialoog 

Als we beide voorgaande werkdefinities samenbrengen, dan ontstaat er een logische werkdefinitie voor een risicodialoog. Een risicodialoog is een gesprek over expliciet, realistisch en gestructureerd omgaan met risico’s, waarbij alle deelnemers aan het gesprek vrijmoedig spreken en openhartig luisteren.

Hoe werkt een risicodialoog? 

Als we eens wat afstand nemen tot risicomanagement, waar draait het dan eigenlijk om? Het gaat uiteindelijk om het realiseren van doelen, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid en gezondheid, van medewerkers, cliënten, patiënten en consumenten. Het gaat dan vooral om onzekerheden die een nadelig effect hebben op bijvoorbeeld gezondheidsdoelen. En het gaat om gerichte acties die zulke onzekerheden waar mogelijk beperken of zelfs wegnemen.

Terug naar de essentie: de 3 DOD-vragen 

Kortom, risicomanagement kunnen we zo terugbrengen tot de essentie, aan de hand van het stellen en beantwoorden van de 3 DOD-vragen. 1. Wat is het Doel? 2. Wat is daarbij Onzeker? 3. Wat staat ons daaraan te Doen? Door deze drie vragen in een dialoog te bespreken ontstaat een gestructureerde risicodialoog, waarin de deelnemers zoals gezegd vrijmoedig spreken en openhartig naar elkaar luisteren.  

Het interessante is dat de arboprofessional deze DOD-vragen kan stellen in alle mogelijke gesprekken met medewerkers, managers, collega-professionals, inspecties, toezichthouders en dergelijke. Immers, in al deze gesprekken gaat het – of zou het moeten gaan – over het optimaal realiseren van concrete arbodoelen. Waarbij gericht wordt omgegaan met de bijbehorende onzekerheden via praktische en zinvolle maatregelen.

Hoe krijgt de arboprofessional anderen mee? 

Dit is een cruciale vraag. Anderen meekrijgen ontstaat geleidelijk door de risicodialoog te gaan voeren, door het gewoon te doen. Door de DOD-vragen te stellen en samen de antwoorden te verkennen. Hierbij zal blijken dat de drie ogenschijnlijk simpele vragen tot verrassende gesprekken en uitkomsten kunnen leiden. Ik geef enkele voorbeelden uit de praktijk om dit te verhelderen. 

DOD-vraag 1

Bij de eerste DOD-vraag blijkt het doel vaak minder eenduidig dan algemeen wordt aangenomen. Neem de welbekende en goedbedoelde slogan op menig koffiebekertje: 'We werken hier veilig of we werken hier niet'. Veilig werken is dus het doel.  

Maar wat is veilig werken? Volstaat daarvoor het volgen van de protocollen? Zijn de opvattingen over veiligheid op het werk van een medewerker met 20 jaar ervaring gelijk aan die van een stagiair die tijdens de opleiding de laatste inzichten over veilig werken heeft meegekregen? Betekent veilig werken een helm op je hoofd zetten in het vrije veld, ook als er niets – behalve vogelpoep – op je hoofd kan vallen? Louter omdat het protocol dat nu eenmaal voorschrijft?  

Een risicodialoog geeft inzicht in verschillende aannames over doelen en kan zo leiden tot een gedeeld doel met een eenduidige betekenis voor alle betrokkenen. 

DOD-vraag 2

De tweede DOD-vraag betreft de onzekerheden die het doel kunnen beïnvloeden, negatief als risico óf positief als kans. Opvallend is dat deze vraag in de praktijk nogal eens wordt overgeslagen. Vanuit het doel wordt dan gelijk naar het doen, de maatregelen, gesprongen. Bijvoorbeeld zonder goed te verkennen welke oorzaken onzekerheden op het gebied van veilig werken teweegbrengen.  

Zo kan een hork van een teamleider die geen tegenspraak duldt een belangrijke oorzaak zijn van een onacceptabel veiligheidsrisico. Alleen al omdat onzekerheden zo niet bespreekbaar zijn. Een vervanger met een positieve houding tegenover tegenspraak, die invalt als 'de hork' drie weken met vakantie is, biedt dan een kans voor meer veiligheid. 

DOD-vraag 3

Bij de derde DOD-vraag over het nemen van maatregelen is het waardevol om kritisch naar de proportionaliteit van maatregelen te kijken. Leiden de beoogde maatregelen daadwerkelijk tot meer veiligheid of is het vooral voor de bühne?

Natuurlijk zorgt het verplicht vasthouden van de trapleuning voor (wat) meer veiligheid, maar is dat het type preventie waar het echt om gaat? Welke maatregelen op het gebied van gedrag helpen daadwerkelijk om een veilige werkomgeving te creëren? Denk hierbij aan het type teamleider bij de tweede DOD-vraag.

Ga het gewoon dóen: voer een risicodialoog 

Inmiddels zijn al veel positieve ervaringen opgedaan met de 3 ogenschijnlijk eenvoudige vragen voor een risicodialoog, in tal van organisaties en sectoren. De 3 DOD-vragen leiden vaak tot verrassend diepe en ook leuke gesprekken. Zo ontstaan eenduidig(er) beelden over de doelen. Of de verschillen daarover worden zichtbaar en bespreekbaar. Ook komen tot dan toe onuitgesproken en soms zelfs tegenstrijdige perceptieverschillen aan de oppervlakte.  

Dit alles leidt tot meer wederzijds begrip, wederzijdse waardering en tot een gedragen inzicht in te nemen maatregelen. Daarom, ga het gewoon eens dóen: maak risicomanagement praktisch met het voeren van een risicodialoog.